Partir du bon pied !

Communiquer en amont du projet pour bien s'entendre

Le contexte

Depuis novembre 2019 l’Université Populaire Ventoux est en pourparlers avec une communauté de communes pour créer un partenariat afin de répondre à un problème lié à la collecte et au tri des déchets. Ce partenariat serait concrétisé au 15 mars sous la forme d’une convention signée par les deux parties.
Cette action aurait lieu au travers d’un chantier d’insertion (le cœur de métier de l’UPV) qui permettrait à des personnes éloignées de l’emploi de reprendre pied dans la vie active. Ces salariés seraient embauchés et formés pour être animateurs du tri dès le printemps 2020.
Le directeur de l’UPV a proposé dès novembre à une salariée de l’équipe EEDD de devenir coordinatrice de cette action en lui présentant comme un projet de médiation entre les différentes parties prenantes du territoire autour de conflits (déchets non triés et abandonnés sur la voie publique quotidiennement depuis 2017) liés à la gestion des déchets afin de réduire le cout monétaire et environnemental. Le directeur précise à la salariée que la convention n’est pas encore signée et qu’une réunion avec le directeur général des services de la collectivité aura lieu le 5 février afin qu’elle propose ses idées et que chacun évalue si le projet est souhaitable/faisable : s’il n’y avait pas de correspondances entre les objectifs des deux parties, le projet n’aurait simplement pas lieu.
Lors de la réunion du 5 février : la salariée a présenté les compétences qu’elle pourra mettre en œuvre sur ce projet et celles qu’elle n’a pas et ne pourra pas mettre en œuvre. Quelques points ont pu être éclaircis et modifiés (une des demandes du directeur général des services était de « faire faire à l’association une campagne de communication ciblée dans les 15 jours avant les élections municipales sur le territoire » et la proposition s’est transformée suite à cette réunion en un projet d’accompagnement du territoire et des habitants à mettre en place après les élections et à plus long terme, dans la neutralité).
Suite à cette réunion, il est demandé à la salariée de présenter une proposition d’accompagnement à la communauté de communes (et donc aux élus concernés) avant le 15 mars. La salariée a donc prévu une réunion de présentation qui aura comme support visuel le document en pièce jointe. (infographie présentation projet).
Les élections municipales prochaines (conseillers municipaux, puis maires puis président de la communauté de communes : entre le 15 mars et le 4 avril 2020) sont un élément de contexte important, particulièrement dans ce territoire.

Le message

QUI ? La communauté de communes (les élus et le directeur général des services) et l’UPV (représentée ici par son directeur, son coordo EED et sa coordo de projet) QUOI ? souhaitent établir un partenariat QUAND ? au 15 mars ils seront en mesure de passer un accord sur le fond du projet et sur l’engagement qui va les lier OU ? sur le territoire de la communauté de communes concernée.
POUR QUOI FAIRE ? Afin d'améliorer la situation du territoire en matière de déchets (tri, collecte) et de réduire le coût lié à cette charge pour la collectivité. COMMENT ? En proposant un accompagnement sur le territoire, par public et par communes et en formant des animateurs du tri en insertion professionnelle.

L’objectif

Cette réunion de présentation aura donc pour objectifs de proposer une action approfondie et pérenne sur 1 année de mars 2020 à février 2021 à la collectivité afin de pouvoir échanger et de pouvoir se mettre d’accord pour enfin passer contrat sur des objectifs partagés et compris par tous.

Les cibles

Les élus et le directeur général des services de la communauté de communes.

Les moyens

L'UPV propose un visuel simple et clair qui soutiendra la proposition qu'elle fera à la communauté de communes (et qui permettra dans un premier temps en interne de se mettre en accord). Ce visuel est crée par la salariée qui présentera le projet. Le coût est celui du temps de travail de la salariée (particulièrement long pour prendre en main "canva").

Critères de réussite

Signature d’une convention de partenariat dans laquelle chacune des parties se reconnaisse et s’engage (le poste de la coordinatrice serait financé pendant les 12 prochains mois).

Planning du plan de communication

Dates : Actions : Détails :
Nov. 2019 1ère rencontre élus et UPV Echange informel
Nov. 2019 Proposition à la salariée Il faut faire une proposition au DGS pour le 5 février
5 février 2020 1 ère rencontre DGS, direction et salariée Accord pour un accompagnement : il faut faire une proposition pour le 15 mars
15 février 2020 Ecriture du projet et fabrication d’un visuel pour le 15 mars (document en pièce jointe)
18 février 2020 2 ème rencontre DGS, direction et salariée Prise de date pour rencontre avec les élus
Avant le 15 mars 2020 Rencontre avec les élus Présentation du projet (+ visuel)
Après le 15 mars 2020 Signature d'une convention de partenariat (probable)
Fin mars 2020 Démarrage de l'action



Visuel
Infographie_presentation_projet.pdf (0.3MB)

Par la suite, si le projet avait lieu, il faudrait créer des outils de communication qui répondront à d’autres objectifs : (ceux-ci ne peuvent être crées tant que les termes de la convention ne sont pas connus).
Il faudra probablement :
Un communiqué de presse pour annoncer le démarrage de l’action et présenter l’équipe qui sera sur les lieux pendant au moins les 12 prochains mois.
Un message d’invitation (panneaux lumineux, affiches, sites internet des communes) pour inviter le plus grand nombre d’habitants et de professionnels du territoire à la restitution de l’état des lieux.
Une plaquette de présentation des ateliers en lien avec les programmes scolaires pour la réunion avec l’inspection académique et les directeurs d’établissements scolaires.
Une invitation papier + une plaquette de facilitation du tri pour la réunion à l’attention des plus importants producteurs de bio déchets du territoire.
Des affiches pour la 1ère réunion publique de chaque village (affiche + panneaux + communiqué de presse)
Réfléchir à la communication pour les événements qui suivront (et pour lesquels il y aura des partenaires) : repas partagé, soirée théâtre-forum, journée de mise en valeur d’un lieu du village, d'un cours d'eau etc...) dans chaque commune.
Un visuel à l’attention des touristes (camping, OT, musées, hébergement)
Etc…
Caroline