Compte rendu réunion 09/10/2012

prise de note

Ordre du jour de la réunion communication du mardi 9 octobre 2012

  • 11h / 12h : réunion avec les personnels, présentation du service de communication de Montpellier à toute l’équipe (organisation, missions, préparation du plan de communication, procédures du service communication, projets à venir) - Echange, discussion
  • 12h15 : repas
  • 13h45 -14h30 : tour de table, présentation et explication du fonctionnement de la commission communication (les productions et supports com fait à Florac) - Communication de l’Institut et de l’Etablissement - Clarification des différentes actions de chacun
  • 14h30 à 15h00 : présentation des procédures : communication print ( Sabine) /web ( Julien)/ organisation évènementielle (François)
  • 15h - 15h15 : pause
  • 15h15-16h15 : petits ateliers de travail
  • Stratégie de communication interne/externe ( Institut/ établissement) / Outils de com interne
  • Graphisme/ plaquette/signalétique batiment
  • Site internet / réseaux sociaux
  • 16h15 - 16h45 : restitution et suite

( 15 personnes de florac présentes)

Présentation de l'équipe communication de Montpellier

Ghyslaine Besançon : attachée comunication
François lavat : communication événementielle
Sabine Ragusi : infographiste, supports papier, plaquettes, livret, support on line, campagnes emailing
Hinde Hoummani : com internationale
Julien Rose : mi-temps com (site internet, intranet, supports multimédia et ressources pédagoigiques
Sylvie Houel : suivi financier, administratif, 30%, Secrétariat de direction

Missions du service communication

Diaporama présenté par Gyslaine
  • élaborer mettre en oeuvre le plan de communication interne/externe de Montpellier. Budget pour l'ensemble des composantes
  • conseiller et accompagner les composantes et les services dans la conception et la mise en oeuvre de leur supports/actions de communication.
service d'appui, transversal, correspondant communication sur les insituts
  • concevoir els supports de com : cahier des charges jusqu'à réalisation
    • animer les réseaux des correspondants communication des composantes (groupe réflexion réseaux sociaux, filagro,...)
    • représenter l'établissement au sein de réseaux de communication externes régionaux et nationaux (agropolis international, agreenium, DGER, MAAF, etc.)
    • valoriser, travail sur image de l'établissement en interne et externe, assurer promotion activités de l'établissement.

  • Service transversal avec tous les services. On est porteur, veiller cohérence d'ensemble, et tenir compte des spécificités de l'établissement.

Poles d'activité


  • édition print et online : réalisation graphique et support (cf diaporama Gyslaine); insertions publicitaires Midi Libre pour la Fondation, Filagro
  • site web, intranet, internet, actualisation des pages, ont la main sur toutes les pages, c'est beaucoup Julien qui s'en occupe. Refonte graphique et technique avec l'équipe informatique
  • réseaux sociaux : demande de la DEVE, facebook Vinifera, Campus d'été.
  • relations presse
  • organisation de manifestations événementielles (rentrée étudiants, convivialité, colloques, salons étudiants..)
  • communication visuelle (création graphique : harmonisation des supports, signalétique, phototèque

Question

Bruno
  • groupe com DGER ? :
Responsables communication des établissements d'enseignement supérieur.
2 réunions sur pratiques des uns et des autres; c'est un peu flottant
Création de ce groupe à la demande de la DGER. Gyslaine a un nouveau contact, elle demandera pour Portea et Chlorofil
Nous serions intéressés d'avoir l'organigramme du service com de la DGER
Même équipe pour Chlorofil et Educagri?
Abdel
- Les cibles? Abdel: où publie la DRI?, on connait pas les cibles. Où et vers qui?
Serait-il possible de savoir où les autres services publient leurs articles ? Dépend de l'information qu'on veut faire passer.
Faire des liens dans les deux sens sur les différents sites. Il faut qu'on les aide à identifier les publics spécifiques. Comment on va les toucher et quels supports utiliser?
Vocation à travailler avec la DRI, mais aujourd'hui petits problèmes, ça redémarre; avoir une communciation harmonisée avec eux.
[Présentation du plan de com de Florac à Ghyslaine ???? Avoir un peu plus d'élément sur ça]

Activités de chacun

  • Présentation de François : (événementiel + casquette du trombinoscope + CHSCT (comité higiène et sécurité).
    • Procédures dans démarche qualité. Procédure de réservation des locaux, cas des colloques avec plusieurs salles + amphi
    • François Lavat n'a vraiment la main que sur l'amphi Lamour.
    • Faire une réservation de salle vraiment à l'avance (1 an) car ça rentrera forcément en collision avec les cours sinon.
    • Mieux de prévoir un événement entre avril et juillet car les étudiants étant sur le départ voir déjà partis, les salles sont moins réservées.
    • Gros boulot de l'audiovisuel. Contraintes pour la restauration.
    • Nos colloques sont-ils bien présentés dans le programme des colloques de Montpellier diffusé par François ? Non mais porterait plus sur les événements montpelliérains et serait plus un document de travail qu'autre chose.
    • Prévision : un agenda en ligne pour annoncer les colloques. Il faut transmettre les éléments pour actus, puis à la Une.

  • Présentation de Julien Rose
    • Assainir chemin de validation des pages, refonte d'une rubrique, changer arborescence : poser sur papier le chemin de validation; procédures seront mises en ligen sur intranet.
    • CHANGEMENT DU LOGO DU MINISTERE DE L'AGRICULTURE (MAAF)
    • Refonte rubrique entreprises, international; on essaie de réactualiser et de remettre à jour, surtout réorganiser les contenus (importance des services annexes).
    • Pb : formations courtes qui changent haque année, l'outil est pas pratique. Créer une fiche spécifique formation continue, aps les mêmes items. Projet d'avoir une même et unique base, une page formation continue.
    • Tous les sites sont référencés sur google analytic : pour voir l'afflux, ...Avoir des rapports mensuels avec sélection d'une dizaine d'indicateurs.
    • Demande de formation de florac (3 à 5 personnes) sur Google analytic
    • 2 projets : refonte totale de la page d'accueil de tous les sites : changer aspect : info sur colloque, aspect direct sur plaquettes, vidéos, témoignages, icones vers réseaux sociaux, liens direct vers sites des composantes; une page d'accueil (pas portail ) montpellier supagro; blocs modulables et blocs fixes. Autre projet : refonte totale du site internet : back office plus modulaire.

  • Présentation de Sabine : créer, harmonise productions print, soumise à charte graphique et validation d'Etienne Landais. Supports pour IRC, Montpellier, évènementiel, la DP, logos, du web,..

  • Présentation de Hinde : site web en anglais, rédaction de contenu. Projet Vinifera (optimiser les contenus du site web pour les moteurs de recherche), rédaction de communiqué de presse, page facebook, goodies, travail à l'international, mise en place du plan de communication de la formation
Prochain projet : réactualisation de la plaquette Vinifera. Sera faite par un prestataire extérieur (suivi du projet).
Campus d'été : vidéos, facebook, flyers, projet de campagne d'emailings (avec template) : promotion.
Campagne d'emailing (graphisme des template par Sabine) travail du contenu. Exemple: emailing pour IRC/ Mastère IPAD, Ingénieur de spé ISAM, les FC de Défis. Projet à venir: FC de l'OIV MSc , Campus d'été 2013, ...)
Ce serait bien que l'on puisse faire des campagnes d'e-mailing avec un template. C'est quand même plus agréable que de recevoir un simple mail texte. D'ailleurs à ce sujet là, le système de liste de diffusion sympa n'est pas génial : résultat final très moyen. Mais Educagri risque de poser problème comme il pose problème pour la liste sympa.
Projet de fédérer toutes les pages facebook, plus échanger les infos
  • Présentation de Sylvie Houel : sur les colloques au niveau recettes, bons de commande, être en appui.
30% à la com dédié à l'événementiel
Demande d'appui d'un service communication pour les services généraux pour le projet de service sur l'accueil.

APRES-MIDI

Présentation de la commission communication par Corinne. Cf Freeplane de Corinne.
Membre de la com com : Patrick, Corinne, Christian, Claire, Abdel, Yorick, Laurence, Bruno, Patricia
Gestion de projet de la commission communication : Doodle, ordre du jour collaboratif, réunion, prise de notes collaborative, mise en ligne du compte-rendu.
Page Twitter
Page Facebook
Remarque de Sabine : les avatars des réseaux sociaux ne sont pas bon. Ajout en dessous du logo de  SupAgro Florac est à retirer car trop proche du logo pourrait porter à confusion. Mord dans la zone de sécurité... Très bien mais à ce moment là il paraîtrait nécessaire de compléter la charte graphique en conséquence. Merci.
Signalétique : Difficulté d'intégrer le projet signalétique dans le budget de com 2013. A savoir, le projet présenter pour le site de la Gaillarde, la signalétique a été mis en "pause" pour cause budgetaire. Martine Fages (services généraux) demande la semaine prochain à la commission travaux si c'est prévu dans le budget Travaux.
Montpellier n'est pas au courant des projets de signalétique de Florac.
Problème financier : sur quel budget est-ce que c'est prélevé ?
Pb de com entre Mtp/Florac/service travaux sur ce point là.
Pr Mtp, signalétique évaluée à 250 000€ (il y a 3 ans).
La signalétique devra aussi prendre en compte les aspects développement durable de façon à ce que les supports ne soient pas refait tous les ans étant donné les coûts.
Signalétique commune (chartée) avec Mtp ? Utilisation des polices et couleurs de la charte. Pr la nouvelle cité étudiante, projet de signalétique pris en charge par le spa (?)
Page Dailymotion de  SupAgro Florac
La reproduction des articles de presse est soumis aux droits d'auteurs. Demander lors de notre prochaine formation ce que les droits d'auteur autorisent ou pas à ce niveau là. à lire : http://fr.jurispedia.org/index.php/Droit_d%27auteur_des_journalistes_sur_Internet_%28fr%29

Tour de table des membres de la commission communication

Ce serait bien de calculer le temps de travail en com de chacun. Il faudrait embaucher quelqu'un à 100%.
- présentation procédures print: dans les autres composantes Sabine est seule à produire de l'infographie, alors qu'ici on a les compétences techniques.
Communication visuelle pas en adéquation avec celle de l'établissement, c'est pas harmonisé. Il faut afficher une ligne directive visuelle. Faire demande à Ghyslaine un mois à l'avance, trop d'urgences. Base de fond sur le graphisme. Y'a une diversité de logos.
Démarche qualité : des procédures vont être mises en place.
Les logos institutionnels doivent être fait par Sabine.
Le Service Communication de Montpellier est un service d'appui.
Jusqu'à quel niveau on va dans l'application de la charte? Il est demandé à Gyslaine une harmonisation sur tout  SupAgro, elle a des contraintes.
Charte avec toutes les déclinaisons est en attente de validation par Landais.
Quels documents doit-on soumettre à validation de Montpellier ? Tous les supports à caractère graphique: offline (flyers, plaquettes, kakemono, poster, affiches....) et online (réseaux sociaux, réseaux pro, blogs, site web, ...)
Les ouvrages ne sont pas vraiment vus comme des outils de communication. Donc à priori pas de validation par Montpellier. Les ouvrages, je ne sais pas! il suffit seulement de mettre le bon logo non? à demander
mettre logo de florac bv
Groupe Site internet réseaux sociaux
Julien doit être au courant en ce qui concerne le multimedia (colloque, dailymotion, twitter, facebook), que service com tombe pas des nues en découvrant par hasard; les informer.
Enoyer ordre du jour, voir si besoin d'une personne du service com
Projet de mettre en ligne les pdf sur scribd.
Pour parutions conséquentes, on fait envoie mail: supagro-com[at]supagro.inra.fr
Basculer tableau de bord communication hors intranet, avec montpellier. Montpellier va voir au fil de l'eau sur le wiki.
Arriver à comptabiliser le temps qu'on passe sur les réseaux sociaux. Mettre plus d'actus sur le site de florac (dailymotion, colloque, ...)
Mettre nos ressources pédagogiques en ligne? Entrée support ou entrée thématique?
Changer contact sur page accueil florac + mettre florac en premier dans sites et coordonnées + changer logo ministère
Julien s'occupe de la mise à jour des plaquettes et des objets pubs: chaque année 1 goodies/an à donner au salon de l'étudiant; Codir à décider de ne plus aller sur salon, sauf 1fois/2 ans au salon de l'étudiant.
Goodies - 250 clés usb (accés pub) et 250 portes cartes de visite à petit nombre, pour partenaires, DEFI, ambassadeurs.
Sur le feu:
plaquette des licences pro seront prêtes en décembre
plaquette de présentation de supagro : en projet : offre générale de formation française et anglaise, et espagnol; fiches Licences Mater 3A,
livret d'accueil pour Florac (plutôt un vademecum interne), voir avec Gyslaine (projet un livret pour les personnels et un pour les étudiants).
administration du site web: tél à Julien directement, revoir les droits pour christian
Juger la taille et l'émetteur
Groupe stratégie de communication interne/externe (Laurence, Ghyslaine, Patricia, Adeline)
Stratégie de com entre l'institut et le grand établissement :
  • groupe de travail avec un correspondant propre à chaque composante pour faire remonter tous les besoins et élaborer un plan de communication avec un budget et des plannings.
  • pour cela mise en place des fiches actions qui permettent de faire remonter les outils de communication, les objectifs, les messages, les indicateurs d'efficacité, le coût pour les composantes
  • suivi d'une réunion pour la mise en commun des fiches action. Difficultés pour l'établissement du budget car très peu de fiches actions reviennent avec la colonne budget non remplie.
  • ensuite tout est revu avec la direction générale pour validation ou pas des actions de communication.

Remarque : ce qui n'est pas prévu dans le plan de com de Montpellier est à la charge (financière) de l'établissement. Pas de facturation directe au service com contrairement aux autres services.
Remarque : avec les réductions budgétaires, il est demandé au service communication de se diriger vers le tout web et de diminuer fortement l'impression papier, la participation aux salons de la formation.
Remarque : le problème est que la direction se base sur la partie budgétaire pour décider des actions à valider.
Comment faire évoluer la manière de travailler sur le plan de communication ? Quels sont nos retours sur ce travail ?

  • Pourquoi ne pas définir des thématiques au sens large ce qui permettrait de filtrer toutes les demandes d'actions de communication émanant des composantes.
  • Pourrait être intéressant pour le service com de proposer des formules
  • serait intéressant de proposer une notice explicative des fiches actions : définir ce qui est attendu à chaque colonne
  • serait intéressant de voir chaque correspondant com sur site pour présenter et discuter sur le plan de com, la stratégie de communication
  • réaliser une méthodologie très concrète sur le plan de communication, sur la stratégie. Qu'est-ce que c'est (définition) et comment ça se construit ?
  • redonner de l'importance aux projets des composantes pour permettre aux composantes de déterminer ces besoins de communication essentiels.
  • suggérer aux correspondants com de travailler leurs actions de communication au regard de leur projet de composante (généralement en lien avec le projet d'établissement).

Groupe graphisme
assez technique, catalogue PNF, rappel grand établissement sur la dernière page; charte graphique spécifique à Florac; voir les chantiers des uns et des autres. Couleur pour le print et une couleur pour le web.
Communication Internationale: Comment communiquer plus lisiblement sur le programme Geco Glen
Besoins: recrutement et diffusion sur le programme auprès du public étudiants de Montpellier  SupAgro et étudiants français en générale + rendre le programme plus lisible sur le web.
Cibles: étudiants français (ingénieurs, BTS et Master)
Mise en oeuvre:
1. mise à jour contenu/ liens du site web  SupAgro Florac dans rubrique "mobilité internationale" et sur le site web institutionnel dans "Internationale" / "partir étudier à l'étranger" / "Dispositifs de bourses pour des stages"
2. Créer une rubrique "Stage à l'internationale" dans "Formation", rédiger contenu sur le programme destiné aux public cible, ici , étudiants (Qu'est ce que le programme, durée, modalités d'inscription, bourse, liste des stages, liens externe vers Glen-web/ chlorophyle/ Asso Geco)
3. Pendant la période de lancement du recrutement créer une actualité "A la une" sur le site web de Montepllier  SupAgro (Novembre)
4. Prochain Filagro, soumettre article type interview d'un étudiant ayant effectué le programme + rappel du programme en quelques points + liens vers la page "Stage à l'internationale"
5. Promouvoir le programme sur la page facebook 'International Montpellier  SupAgro" qui traite également des mobilités à l'internationale
6. Faire une veille des sites web partenaires traitant du projet , contacter les responsable com/webmaster des sites pour mettre à jour les contenus (aujourd'hui obsolètes)
7. ajouter un paragraphe sur le programme Geco Glen (+lien vers la page dans  SupAgro Florac) dans l'Intranet de Montpellier  SupAgro: dans Formation/Etudiants urbrique "Mobilité académique et de stage à l'international"
8. Se rapporcher de l'Asso Geco, tenu par des alumni, pour la mise en place d'une page Geco Glen sur Facebook
Abdel=> rédaction des contenus et actualisation des pages pour le site web de  SupAgro/ informer Hinde des évolutions des contenus / se rapprocher de Corinne pour le prochain Filagro
Julien=> accorder les droits de rédaction sur le site web Florac (créer rubrique dans formation. voir point 2), + droit pour les pages du point 1. et point 7.) si possible.
Pas eu le temps de faire le point sur tous les projets à l'internationale de Florac et leur besoin en terme de communication, rendez-vous à mettre en place entre Abdel et Hinde.