BCDI


Nouveautés BCDI 2.10



Aide

N'oubliez pas d'installer l'aide (file:///C:/bcdiserv/Prog/MajBcdi.htm)

Nouveau rapport


©Facture documents perdus (disponible dans Rapports/©/©Facture documents perdus.fr3)

Gestion des champs N° d'exemplaire / Code exemplaire et N° d'emprunteur / Identité E.


En ADMIN : on peut choisir qu'il n'y ait pas de basculement sur le numéro d'exemplaire quand le Code exemplaire est erroné. Pour cela il faut décocher Numéro d'exemplaire dans Autorisations / Voir les autorisations d'accès aux menus/ Gérer les autorisations / Numéro d'exemplaire. Idem pour le Numéro d'Emprunteur et le Code emprunteur

Attention : il semblerait que cela puisse provoquer des erreurs (cf. Carcassonne)

Forum


Possibilité de visualiser et de modifier les commentaires laissés par les utilisateurs enregistrés

Pour retrouver les notices ayant un commentaire lancer une recherche en notice : tout sauf Forum=vide

Attention : il faut que la modification des forum soit autorisée en ADMIN : Autorisations / Voir les autorisations d'accès aux menus/ Gérer les autorisations / Modifier les fiches Forum

Consultation du thésaurus


On peut choisir si le mode de visualisation par défaut est Liste permutée ou pas

Autorisations / Voir les autorisations d'accès aux menus/ Gérer les autorisations / Afficher la liste permutée

BCDI web


Il faut également mettre à jour l'interface web

Commandes :



1. Créer le/s document/s


(ou importer leur notice)
Le champ Coût doit être renseigné.
Si on veut que les codes-barres apparaissent sur le bon il faut compléter le champ Code barre de l'onglet Description bibliographique. Si le champ ISBN est rempli,il suffit de cliquer dans le champ pour qu'il soit généré par BCDI

2. Créer la commande


Gestion du fond/Gestion des commandes/Préparation
Rechercher les documents à commander.
- Si vous avez récupérer les notices (via Moccam en ligne par exemple) vous pouvez renseigner le champ Importé le avec la date d'importation
- Si vous aviez créer un panier au préalable il faut cliquer sur Rappeler le panier

3. Enregistrer la commande


Pour pouvoir enregistrer la commande il faut que les champs Fournisseur et N° de bon soient renseignés

4. Éditer la commande


C'est là qu'il faut renseigner les coordonnées de l'expéditeur (une fois, ensuite c'est enregistré), l'adresse de livraison si elle est différente, les frais de port, la remise.

5. Envoyer la commande


Attention : dès que le champ Date d'envoi est renseigné, la commande devient non-modifiable
(la date d'envoi est renseignée soit manuellement, soit après avoir imprimé le bon de commande, BCDI propose de mettre la date du jour comme date d'envoi)

6. Réception des ouvrages


Gestion du fond/Gestion des commandes/Réception
La recherche se fait soit en rappelant une commande, soit par fournisseur
Il faut ensuite double-cliquer sur les ouvrages reçus et noter le nombre d'exemplaire reçu.
Note : il est possible, depuis la liste de modifier le statut si l'ouvrage n'est pas arrivé : ( À paraitre, En réimpression, Épuisé, Manquant (le fournisseur ne relance pas la commande), Manquant noté (le fournisseur se charge de relancer la commande) Le statut sert pour info au documentaliste mais aussi pour les lettres de relance au fournisseur (modèle différent selon le cas)




Trucs et astuces

  • Petit truc en passant
  • Cacher les documents perdus ou Mis au pilon
  • Créer une macro
  • Traitement des boîtes et valises
  • Personnaliser les lettres de rappel


Petit truc en passant



Changement de casse : F9

Cacher les documents Perdus ou Mis au pilon


  • Il faut que le champ Catalogue de l'onglet Description bibliographique soit sur Non
Équation pour le changement par lot : recherche en Notices
Situation = ~Indisponible~ sauf Statut=~En service~ (recherche tous les documents ayant au moins un exemplaire Indisponible puis retire de cette sélection tous les documents ayant au moins un exemplaire disponible : permet d'afficher les documents ayant au moins un exemplaire en service.

  • Si vous souhaitez que les documents Archivés apparaissent aussi il faut utiliser l'équation :
Situation = ~Indisponible~ sauf (Statut=~En service~ ou Statut=~Archivé~)

Créer une macro


1. Créer un rapport

2. En Recherche Gestionnaire, ouvrez le module de recherche souhaité

3. Rédigez votre requête

4. Sélectionnez les critères de tri, le cas échéant

5. Dans Format de sortie, choisissez Rapport puis allez chercher le rapport créé précédemment

6. Cliquez sur Enregistrer et enregistrer la macro (*.mac) dans un des 4 répertoires : Activités fond, Activités publics, Catalogue, Nouveautés qui correspondent aux menus de BCDI (vous pouvez par contre créer des sous-répertoires dans ces répertoires)

7. Pour utiliser la macro, il faut aller soit dans le menu Indicateurs d'activités (-> Activités fond ou Activités public), soit dans le menu Diffusion/Édition (-> Catalogue ou Nouveautés)

Traitement des boîtes et valises


Il est possible dans le cas d'un boîte ou d'une valise de choisir de prêter tous les exemplaires d'un coup ou seulement un seul exemplaire de la valise. dans ce cas, il faut créer un exemplaire pour chaque document de la boîte ET un exemplaire pour la boîte elle-même, puis rattacher les exemplaires des documents contenus dans la boîte à l'exemplaire de la boîte.
Quand un exemplaire à comme Support : "Valise, boïte" automatiquement le bouton Gérer du contenu apparait dans sa fiche Exemplaire. On peut ajouter les exemplaires soit par N° d'exemplaire (mais pas par Code exemplaire) avec Ajouter par code soit par le champ Exemplaire (Ajouter par index)

Personnaliser la lettre de rappel


Les lettres de rappel sont dans Modèles/Interface restitution/
Trois fichiers sont concernés :
-  LettreRappelPage.htm : quand l'option "Une par une" est cochée
-  ListeRappels.htm : quand l'option est décochée
-  FichePret.Htm : qui affiche la liste des prêts dans la lettre
-
Important : commencez par faire une copie de sauvegarde en enregistrant une copie du fichier que vous allez modifier directement à la racine de Rapport
  • Installer un éditeur de texte avancé (ex. Notepad++)
  • Ouvrir le fichier que vous voulez modifier dans cette éditeur
  • Repérez le texte à modifier et modifiez-le
  • Pour ajouter un logo il faut insérer le code <img src="Nomdelimage.jpg"> ou <<img src="Nomdelimage.gif">
Attention : le nom du fichier ne doit comporter ni espace, ni caractère spécial ou accentué.
Attention 2 : le fichier de l'image doit se trouver dans le même répertoire que le fichier.htm
  • Enregistrer le fichier.
  • Il est possible de créer plusieurs modèle de lettres de rappel en fonction du public ex; LettreRappelPageProf.htm et LettreRappelPageEleve.htm (le nom du fichier ne doit pas comporter d'espace ni de caractères spéciaux ou accentués)
  • En cas d'erreur, refaites une copie de la version vierge du fichier se trouvant à la racine de Modèles dans Interface Restitution
Note : il est possible d'avoir un résultat plus léché mais cela demande quelques habilités en informatique... me demander si vous êtes intéressés.

Passer des requêtes dans l'URL


Exemple : http://bcdi.cdrflorac.fr/bcdiweb.cgi/Data?eq:auteurs=penn-
- la requête commence par eq : (eq suivi des deux points) ;
- on peut mettre indifféremment des majuscules ou des minuscules ;
- on peut également ne mettre qu’un mot après le signe eq: Dans ce cas, ce mot sera recherché en plein texte ;
- les espaces doivent être remplacés par %20 ;
- le nom des champs doit être EXACTEMENT celui qui apparaît dans BCDI ;
- vous pouvez utiliser les opérateurs booléens ET, OU et SAUF (mais en les encadrant de %20) et en pensant bien éventuellement aux nécessaires parenthèses….